Automation & integrationer (FlowMattic)

Ska vi, och vad behövs?Pre-boarding

Vad det är

I många organisationer läggs timmar varje månad på att kopiera uppgifter från ett anmälningsformulär till ett kalkylark, föra över nya kunder till bokföringen eller uppdatera lag- och gruppinformation på två ställen. På WebbPlattformen kopplar vi ihop flödena så att en händelse på ett ställe automatiskt triggar rätt åtgärd i nästa system. Det mesta sker inne på sajten: formulär, kontaktregister, kassa, tavlor och community bor i samma databas. För kopplingar till Google Sheets, Teams/Slack och andra tjänster används automationsmotorn (OttoKit, på äldre sajter FlowMattic) – utan avgift per körning.

När det passar – och inte

Passar: när en anmälan ska bli en rad i ett delat kalkylark, en ny kund ska föras över till bokföringen, lag och grupper ska hämtas från MyClub, eller när ni vill slippa Zapier och Make med per-task-avgift.

Passar sämre: om ni bara behöver en enstaka enkel koppling – då räcker ofta formulärets inbyggda feed. OttoKit kör delar via moln, så om all logik måste ligga helt på egen server väljer vi en annan väg (FlowMattic på WP6, eller egen WpKit-funktion).

Ha klart innan

• Flödet i en mening: när X händer på sajten ska Y hända i Z
• Konton i det andra systemet (Google Sheets, Slack/Teams, bokföring, MyClub) och vem som kan ge åtkomst
• Biträdesavtal: externa tjänster i flödet är personuppgiftsbiträden, se GDPR
• Vem som äger flödet hos er (webbansvarig) och ska få larm när det stannar

Nivå och kostnad

Ingår i Bas–Ultra. Inga avgifter per körning eller användare; OttoKit körs på vårt konto med 30 000 körningar i månaden. Se Nivåer och priser.

Hänger ihop med

• Formulär & anmälningar (FluentForms) – inskicket är den vanligaste startpunkten för ett flöde
• CRM & kontaktregister (FluentCRM) – taggar sätts och läses av flödena
• Projekt & support (FluentBoards) – uppgifter på tavlan skapas av flöden
• AI på er sajt (Novamira MCP) – flöden kan exponeras som AI-verktyg

Hur gör vi?On-boarding

Klickbar guide

Supademo: läggs in.

Vanligaste momenten

1. Beskriv flödet för oss eller er AI: "när någon anmäler sig till lägret ska raden läggas i vårt Google Sheet och kansliet få ett meddelande i Teams".
2. Vi bygger flödet i automationsmotorn (OttoKit) från vårt konto: en trigger på sajten, en eller flera åtgärder i andra systemet.
3. Testa med en riktig anmälan – kontrollera att raden dök upp och meddelandet kom.
4. Logga in och se körningarna: varje flöde har en historik där ni ser när det kört och om något stannat.
5. Slå av och på: ett flöde kan pausas (OFF) utan att tas bort, t.ex. under sommaren.
6. Interna kopplingar mellan formulär, register, kassa och tavlor sätts direkt i respektive verktyg och behöver inget flöde.

WpKit-standardinställningar

• OttoKit är primär automationsmotor sedan maj 2026; FlowMattic finns kvar bara på befintliga WP6-sajter
• All klientautomation styrs från vårt agency-konto, en sajtkoppling per sajt
• Interna händelser (formulär → register → tavla) kopplas inbyggt, inte via automationsmotorn
• Taggar i registret sätts via formulärets feed; webhook/REST bara när ett externt system ska tagga
• Externa tjänster i flödet dokumenteras som biträden i er integritetspolicy

Vanliga fel

• Flödet körs inte → sajtkopplingen är inaktiv (plugin behöver uppdateras eller loggas in), flödet står på OFF, eller körningssaldot är slut. Enskilda åtgärder kan också vara avstängda.
• Flödet körde men inget hände i andra systemet → åtkomsttoken till Google/Slack har gått ut. Logga in på nytt i kopplingen.
• Taggen sattes inte → kontakten fanns inte i registret; tagg-tillägg felar tyst om kontakten saknas. Låt flödet skapa kontakten först.
• Flöde på FlowMattic körs tyst utan resultat → känd WP7-inkompatibilitet; flödet flyttas till OttoKit.

Vad gäller när det är igång?Off-boarding

Klart när

• [ ] Flödet beskrivet i en mening och dokumenterat hos er
• [ ] Testkörning gjord med riktig data, resultatet kontrollerat i andra systemet
• [ ] Externa tjänster i flödet upptagna i er integritetspolicy
• [ ] Webbansvarig vet var körningshistoriken finns och hur flödet pausas
• [ ] OttoKit-pluginet uppdaterat till 1.1.42 eller senare (säkerhetsfix)

Sköts automatiskt

Uppdateringar av OttoKit-pluginet, förnyelse av sajtkopplingen, körningar enligt flödet. Inbyggda kopplingar mellan Fluent-verktygen sköter sig själva. Backup och säkerhet enligt Drift.

Era återkommande uppgifter

• Varje månad: titta i körningshistoriken att flödena gått igenom
• Varje kvartal: kontrollera att kopplingar till Google/Slack/bokföring fortfarande är inloggade
• Varje år: gå igenom vilka flöden som används – pausa dem som inte längre behövs

Stänga av eller flytta ut

Ett flöde pausas med en knapp och kan tas bort helt. Datat som flödena flyttar ligger i era egna system (sajten, kalkylarket, bokföringen) och exporteras därifrån i öppna format. Flyttar ni från Zapier eller Make bygger vi om flödena här. Ingen bindning – se Export.

Vad har hänt sedan sist?Re-boarding

Ändringslogg

• 2026-10-26 – Dokumentet ifyllt. OttoKit 1.1.42 (2026-10-15), FlowMattic 7.2.2 (2026-09-18).
• 2026-10-15 – OttoKit 1.1.42: säkerhetsfix (rapporterad via Patchstack), ny integration HBook. Påverkan: uppdatera snarast, vi gör det åt er.
• 2026-10-08 – OttoKit 1.1.41: Bit CRM-integration, bilaga via URL i Skicka e-post-åtgärden. Påverkan: flöden kan skicka mejl med bifogad fil.
• 2026-09-24 – OttoKit 1.1.40: fix för FluentCRM-åtgärden "Send Email By Campaign" som lämnade kampanjen som utkast. Påverkan: utskick från flöden går iväg.
• 2026-09-18 – FlowMattic 7.2.2: temperatur per AI-assistent, MCP-server med Task History och WP Tables, schemalagda flöden via MCP, upp till 10x snabbare på flöden med lång logg. Påverkan: gäller bara WP6-sajter som fortfarande kör FlowMattic.
• 2026-09-10 – OttoKit 1.1.39: WholesaleX-integration, fix för LatePoint-krasch vid statusbyte på bokning.

Kända begränsningar

• OttoKit kör delar av flödet via moln – passar inte när all logik måste ligga helt på egen server
• FlowMattic har verifierad WP7-inkompatibilitet (maj 2026): flöden körs tyst utan fel; används bara på WP6
• Onödigt för en enstaka enkel koppling – formulärets inbyggda feed räcker ofta
• Tunga flöden (omvärldsbevakning, katalogsynk, bildanalys, nattliga synkjobb) byggs i n8n eller som egen WpKit-funktion, inte i automationsmotorn

Frågor och svar

Workflow körs inte?

Kontrollera att sajtkopplingen är aktiv (plugin uppdaterat och inloggat), att flödet står på ON och att körningssaldot räcker. Sedan augusti 2026 kan enskilda åtgärder vara avstängda var för sig.

Varför inte Zapier eller Make?

De tar betalt per körning och skickar er data genom sitt moln. Här ingår 30 000 körningar i månaden utan extra avgift, och 90 procent av kopplingarna sker helt inne på sajten.

Kan vi koppla MyClub?

Ja. Som MyClub-partner synkar vi grupper, lag, ledare, kalender och nyheter automatiskt från MyClub, som på AIK och Vallentuna-Össeby OL.

Vad händer med FlowMattic?

Det ersattes av OttoKit som standard i maj 2026 efter WP7-konflikten och finns kvar bara på befintliga WP6-sajter. Vid uppgradering till WP7 flyttas flödena.

Nästa

• Flytt av kvarvarande FlowMattic-flöden till OttoKit vid uppgradering till WP7
• Supademo för detta dokument spelas in