Medlemsportal & community (FluentCommunity)

Ska vi, och vad behövs?Pre-boarding

Vad det är

Många föreningar, förbund och utbildningsbolag har sina dokument på Google Drive, sina samtal i en stängd Facebook-grupp (som allt färre medlemmar vill använda) och sina kurser i en dyr extern lärplattform. På WebbPlattformen får ni både enkla dokumentlås (SureMembers) och en hel kurs- och communityportal (FluentCommunity) på er egen domän. Medlemmarna loggar in i en snabb app-vy med rum (Spaces), flöde, dokument, kalender och kurser – och vem som ser vad styrs av taggar i ert kontaktregister.

När det passar – och inte

Passar: föreningar och förbund som vill flytta styrelsedokument, stämmohandlingar och medlemssamtal från Google Drive och Facebook-grupper till egen mark; förbund med många lokala avdelningar som behöver ett rum per kår eller distrikt; utbildningsbolag som vill slippa avgift per deltagare.

Passar sämre: om ni bara behöver ett enkelt forum – då är en hel communityplattform för mycket. Behöver ni bara låsa några sidor och PDF-filer räcker dokumentlåset (SureMembers) utan portal.

Ha klart innan

• Medlemsansvarig hos er som äger portalen och godkänner nya medlemmar
• Vilka rum ni behöver från start, t.ex. Alla medlemmar, Styrelsen, Lokalavdelning Nord – och vilka som ska vara öppna, låsta eller dolda
• Medlemslistan i ert kontaktregister med rätt taggar (medlem, styrelse, avdelning) – taggen är det som öppnar rummet
• Dokumenten som ska in (stadgar, protokoll, handböcker) och vem som får se dem
• Beslut om medlemmarna ska få egna inloggningar direkt eller bjudas in i omgångar

Nivå och kostnad

Ingår i Bas–Ultra. På Bas finns dokumentlåset på plats; från Pro sätter vi upp portalen, rummen och taggstyrningen åt er och spelar in röstguide. Inga avgifter per användare eller medlem. Se Nivåer och priser.

Hänger ihop med

• CRM & kontaktregister – taggen på kontakten styr vilka rum medlemmen ser
• Utbildning & e-kurser – kurserna bor i samma portal
• Betalning & e-handel – betald medlemsavgift eller kurs sätter taggen som öppnar rummet
• Formulär & anmälningar – anmälan via formulär taggar kontakten och ger plats i rummet

Hur gör vi?On-boarding

Klickbar guide

Supademo: läggs in.

Vanligaste momenten

1. Logga in på sajten och öppna portalen (adressen är normalt /hub/ eller /portal/ – vi sätter den vid leverans). Portalen ser ut som er sajt, med samma färger och typsnitt.
2. Skapa ett rum: FluentCommunity › Spaces › Nytt space. Välj öppet, privat eller dolt, och vilken grupp rummet hör till (t.ex. Styrelsen eller Avdelning Nord).
3. Ge åtkomst via tagg: i rummets inställningar kopplar ni det till en tagg i kontaktregistret (FluentCRM). Alla kontakter med taggen får plats i rummet – ni behöver inte lägga till en i taget.
4. Lägg in dokument och inlägg: skriv i flödet, bifoga PDF:er, starta en omröstning eller nämn en medlem med @. Medlemmarna kommenterar och reagerar i samma vy.
5. Lås en vanlig sida (SureMembers): SureMembers › Access Groups › Ny grupp, välj vilka sidor eller kategorier som ingår och vad utomstående ska se i stället (omdirigering eller utdrag).
6. Godkänn nya medlemmar om rummet kräver det: Spaces › Medlemmar › Väntar på godkännande.
7. Sortera rummen i menyn: Spaces › Ordna – låsbar standardsortering sedan 2.12.0.

WpKit-standardinställningar

• Åtkomst styrs av CRM-tagg → rum (FluentCRM → FluentCommunity); vi använder inte portalens egna betalfunktioner – köp sker i Betalning & e-handel och ger en tagg
• Portalen ser ut som sajten: färger och typsnitt sätts vid leverans, Blocksy Pro som tema
• Flöde, inlägg, kommentarer, reaktioner, omröstningar och omnämnanden är på; leaderboard, gamification och direktmeddelanden är av (supportfrågor besvaras öppet, en gång för alla)
• Dokumentlås (SureMembers) för vanliga sidor och PDF:er; skyddade sidor undantas från sidcachen
• Notiser från portalen går via sajtens mejlleverans (FluentSMTP)
• Rapporter läser er AI ur veckorapporten – ingen extra spårning slås på

Vanliga fel

• Medlemmen ser inte rummet → kontakten saknar taggen, eller rummet är satt till privat/dolt utan att taggen är kopplad. Kontrollera taggen i kontaktregistret och rummets inställningar. Mejl till alla i ett rum kräver att medlemmen har ett WP-konto.
• Medlemmen ser fortfarande en låst sida → sidan ligger i cachen, användaren är inte inloggad eller rätt grupp matchar inte regeln. Töm cachen och kontrollera gruppen (SureMembers).
• Adressen till portalen fungerar inte efter byte → permalänkarna behöver sparas om. Skriv till oss.
• Medlem har kontakt i registret men kan inte logga in → kontakten har inget WP-konto. Bjud in via Medlemmar › Lägg till via tagg så skapas kontot.

Vad gäller när det är igång?Off-boarding

Klart när

• [ ] Portalen nås på er adress och ser ut som sajten (färger, logotyp)
• [ ] Rummen från listan är skapade med rätt öppen/privat/dold-inställning
• [ ] Varje rum är kopplat till en tagg i kontaktregistret och en testkontakt med taggen ser rummet
• [ ] Dokumentlåset testat: utloggad besökare ser omdirigering/utdrag, inloggad medlem ser sidan
• [ ] Medlemsansvarig har gjort ett inlägg, godkänt en medlem och laddat upp ett dokument på egen hand
• [ ] Välkomstmejl med inloggningslänk testat till en riktig medlem

Sköts automatiskt

Uppdateringar av FluentCommunity och SureMembers, inloggning och lösenordsåterställning, notiser via sajtens mejlleverans, och att taggar i kontaktregistret löpande öppnar och stänger rum. Backup och säkerhet enligt Drift.

Era återkommande uppgifter

• Varje vecka: titta igenom flödet, svara på frågor, godkänn väntande medlemmar
• Varje månad: lägg upp aktuella dokument (protokoll, kallelser) i rätt rum
• Varje kvartal: se över rummen – finns det rum ingen använder, behövs ett nytt
• Varje år: efter årsmötet, uppdatera taggarna (ny styrelse, avgångna medlemmar) så åtkomsten följer med

Stänga av eller flytta ut

Medlemmar, inlägg, kommentarer och dokument ligger i er egen databas och exporteras i öppna format (CSV/JSON/SQL plus filer). Kurser och lektioner exporteras tillsammans med kontaktregistret. Ni kan flytta in från Circle.so, Skool, Mighty Networks eller Facebook-grupper via CSV/JSON-import och lämna lika enkelt. Ingen bindning – se Export.

Vad har hänt sedan sist?Re-boarding

Ändringslogg

• 2026-10-26 – Dokumentet ifyllt. FluentCommunity 2.12.0 (2026-10-16), SureMembers 1.4.1 (2026-09-08).
• 2026-10-16 – FluentCommunity 2.12.0: rapporter för medlemmar, innehåll och kurser; låsbar sortering av rum och kurser; Å/Ä/Ö i webbadresser; svenska kalenderveckor; säkerhetshärdning av lektionslås och registrering. Påverkan: rum med svenska namn får rätt adress, sorteringen i menyn ligger kvar.
• 2026-09-29 – FluentCommunity 2.11.0: menyhantering för rum med dra-och-släpp, utbyggd quizmodul, omstart av kursframsteg. Påverkan: enklare att ordna menyn själv.
• 2026-09-14 – FluentCommunity 2.10.0: statiska sidor inne i rum, publika portalsidor som syns för sökmotorer. Påverkan: en informationssida kan ligga i rummet i stället för på sajten.
• 2026-09-08 – SureMembers 1.4.1: roll tas bort korrekt när medlemskap dras in, massredigering av användare, fix för åtkomstnekad-sidan. Påverkan: avgången medlem förlorar åtkomst som den ska.
• 2026-08-19 – FluentCommunity 2.8.0: bättre mobilvy (PWA), gruppchatt med trådar, djupare synk med FluentCart och SureMembers.

Kända begränsningar

• Behöver ni bara ett enkelt forum är en hel communityplattform för mycket – då räcker dokumentlås och en diskussionssida
• SureMembers hanterar åtkomst, inte fakturering – medlemsavgifter och kurser säljs i Betalning & e-handel och ger en tagg
• Mejl till alla i ett rum kräver att medlemmarna har WP-konton, inte bara kontakter i registret
• Före 2.12.0 var dolda rum även dolda för administratörer i listan – åtgärdat

Frågor och svar

Medlemmen ser inte rummet – vad är fel?

Kontrollera tre saker: att rummet är privat eller dolt med rätt tagg kopplad, att kontakten faktiskt har taggen i kontaktregistret, och att kontakten har ett WP-konto där det krävs. Oftast saknas taggen.

Kan medlemmarna använda portalen i mobilen?

Ja, portalen är byggd som en app-vy som fungerar i mobilens webbläsare. En installerbar mobilapp (PWA) finns i Pro-versionen men är inte påslagen som standard.

Kan vi ta betalt för ett rum eller en kurs?

Ja, men inte i portalen själv. Köpet sker i Betalning & e-handel, köpet sätter en tagg på kontakten och taggen öppnar rummet eller kursen automatiskt. Avslutas betalningen tas taggen bort.

Vad händer med våra Facebook-inlägg och Google Drive-dokument?

Dokument laddas upp i rätt rum. Inlägg från Facebook-grupper kan importeras via CSV/JSON om ni får ut dem; i praktiken startar de flesta om med ett välkomstinlägg i det nya rummet.

Kan ni bygga rummen och kurserna åt oss?

Ja. Från Pro sätter vi upp rum, taggar och menyer – och er AI-assistent kan bygga och läsa portalen via Novamira när ni beskriver vad ni vill ha.

Nästa

Supademo-guide för portalen spelas in; mobilapp (PWA) och moderering öppnas som tillval när en kund behöver det.