Bokning (FluentBooking + LatePoint)

Ska vi, och vad behövs?Pre-boarding

Vad det är

En konsult bokar 30-minuterssamtal mot Outlook. En klinik bokar terapeuter och rum. Ett Folkets Hus hyr ut festsalen med städregler. Ett förbund säljer platser till höstkonferensen. Därför har vi fyra bokningsmodeller och väljer rätt motor tillsammans med er innan ni bestämmer er:

• Möten och samtal (FluentBooking) – 1-till-1, gruppbokningar och rådgivning med tvåvägssynk mot Google, Outlook och Apple Calendar, Zoom/Meet-länk och påminnelser. Ersätter Calendly.
• Behandlare och resurser (LatePoint) – flera terapeuter, rum eller banor med egna scheman, bufferttider, tillval och kundportal. Ersätter Bokadirekt och Timma.
• Evenemang och biljetter (Eventin) – se Evenemang & kurser.
• Lokaler och offert (Fluent Forms + ACPT) – Folkets Hus och konferensanläggningar där bokningen kräver prisberäkning, tillval, villkor och godkännande.

All data ligger i er egen databas på svensk server. Varje bokning kan tagga personen i ert register (CRM & kontaktregister).

När det passar – och inte

Passar: konsulter, rådgivare och kanslier som vill ha ”boka ett samtal” på sajten med kalendersynk (FluentBooking); kliniker, salonger och tjänsteföretag med flera medarbetare, rum eller banor (LatePoint); folkhus, bygdegårdar och konferensanläggningar som hyr ut lokaler med villkor (Fluent Forms + ACPT, som på Tensta Träff och Navet).

Passar sämre: lokalbokning i FluentBooking – det är en personkalender byggd på tidsluckor och passar inte rum som bokas över midnatt; då används lokalmodellen. Enkla möten i LatePoint – då är FluentBooking lättare. Rundgång/round-robin mellan många säljare och betalning i bokningsflödet sätter vi normalt inte upp; betalning går via Betalning & e-handel.

Ha klart innan

• Vilken modell – möten, behandlare/resurser, evenemang eller lokaler (vi hjälper till att välja)
• Vem som äger funktionen – lokalansvarig eller kansli, och vem som får bokningsmejlen
• Tider och regler: arbetstider, längd per bokning, buffert, minsta varsel, tak per dag, helgdagar
• Resurser: lista över rum/banor/behandlare, kapacitet, priser per kundkategori och tillval (t.ex. pentry, teknik, städ)
• Kalender att synka (Google/Outlook/Apple) och om Zoom/Meet-länk ska skapas automatiskt – Google blir då personuppgiftsbiträde och ska stå i er policy
• Texter: bekräftelse, påminnelse, avbokningsregler och villkor
• Befintliga bokningar/kunder från Calendly, Bokadirekt eller TimeCenter som CSV om ni vill ta med historik

Nivå och kostnad

Ingår i Pro, Max & Ultra. På Pro: behandlare, lokaler, banor och evenemang (LatePoint / Eventin) med konfiguration och utökad support. På Max även full mötes- och kalenderbokning (FluentBooking Pro med Google/Outlook/Zoom-synk). Ingen avgift per bokning, resurs eller användare. Se Nivåer och priser.

Hänger ihop med

• CRM & kontaktregister (FluentCRM) – bokningen taggar kontakten; LatePoint äger bokningen, FluentCRM äger kunden
• Formulär & anmälningar (FluentForms) – lokalbokning med offert bygger på Fluent Forms; Fluent Forms kan också vara bokningsformulär i FluentBooking
• Evenemang & kurser (Eventin) – biljetter, deltagarlistor och QR-incheckning
• Nyhetsbrev (FluentCRM) – bekräftelser och påminnelser går via samma sändtjänst (FluentSMTP)

Hur gör vi?On-boarding

Klickbar guide

Supademo: läggs in.

Vanligaste momenten

1. Logga in och gå till FluentBooking › Calendars (möten) eller LatePoint › Bookings (behandlare/lokaler) i vänstermenyn. Ni ser dagens bokningar, status och historik i samma vy.
2. Sätt tillgänglighet: i FluentBooking under Availability – arbetstider, datumundantag, buffert och tak per dag. I LatePoint under Agents › Schedule per rum eller behandlare.
3. Skapa händelsetyp (FluentBooking): Events › New – längd, plats (Zoom/Meet/fysisk), bekräftelseläge (direkt eller manuellt godkännande). I LatePoint: Services – pris per kundkategori, tillval (Service Extras) och paket (Bundles).
4. Lägg in på sidan: bokningsblocket/shortcoden placeras i Unblock på er ”Boka”-sida.
5. Testboka själv: kontrollera bekräftelsemejl, kalenderpost och att tiden blockeras i er synkade kalender.
6. Boka om eller avboka: öppna bokningen och välj Reschedule (direkt i admin utan sidladdning sedan 2.5.0) eller Cancel – kunden får mejl.
7. Se listan över kommande bokningar och exportera till CSV när kansliet behöver underlaget.

WpKit-standardinställningar

• FluentBooking = mötes-/personbokning, LatePoint = lokal- och resursbokning; rollerna blandas inte (beslut 2026-05-27)
• Bekräftelse, påminnelse X timmar före, avbokning/ombokning via FluentSMTP och cron – inte via plugin-mejl
• Bokning taggar kontakt i FluentCRM per händelsetyp; taggen sätts av bokningen, inte för hand
• Kalendersynk tvåvägs (Google/Outlook/Apple) så upptagna tider blockerar; Google/Zoom noteras som biträde i er policy
• Bokningsformulär med informationsrad och policylänk, egna fält (ärende, organisation) vid behov
• WP-tidszon = Europe/Stockholm och besökarvisning i lokal tid
• LatePoint: rum som agenter, en service per rum × kundkategori (servicevarianter finns inte), tillval som Service Extras, delad kapacitet (tekniker, pentry) som Assets
• Betalning i bokningsflödet avstås; köp går via FluentCart/SureCart med tagg till CRM

Vanliga fel

• Tider visas fel → tidszon. Kontrollera WP-tidszon, kalenderns tidszon i FluentBooking och att besökarvisning är satt till lokal tid.
• Bekräftelsemejl skickas inte → FluentSMTP saknas eller är felkonfigurerad. Vi kontrollerar leveransloggen.
• Kalendern slutar synka → Google/Outlook kräver ny autentisering. Återanslut under Integrations.
• Dubbelbokning trots synk → den synkade kalendern är satt till ”visa bara”, inte ”blockera”. Ändra till konfliktkontroll.
• Olika pris för olika behandlare på samma tjänst (LatePoint) → går inte; skapa separata services per agent/pris.
• Bokning kommer inte till CRM → taggen är inte satt på händelsetypen, eller bokningen skapades programmatiskt utan hook. Säg till oss.

Vad gäller när det är igång?Off-boarding

Klart när

• [ ] Rätt motor vald och dokumenterad (möten / behandlare / lokaler / evenemang)
• [ ] Tillgänglighet, buffert och helgdagar inlagda; tidszon kontrollerad
• [ ] Kalendersynk testad – privat möte blockerar tid på sajten
• [ ] Testbokning gjord: bekräftelse, påminnelse och ombokning fungerar i mobil
• [ ] Bokning syns som tagg på kontakten i FluentCRM
• [ ] Villkor, avbokningsregler och policylänk på plats
• [ ] Ansvarig hos er kan boka om, avboka och exportera listan

Sköts automatiskt

Uppdateringar av FluentBooking, LatePoint och Eventin (LatePoint hade säkerhetsfixar i 5.7.2–5.7.5, alla installerade), utskick av bekräftelser och påminnelser, kalendersynk, taggning i CRM och frisläppning av tider vid avbokning. Backup och säkerhet enligt Drift.

Era återkommande uppgifter

• Varje vecka: titta igenom kommande bokningar och manuella godkännanden
• Varje månad: lägg in avvikande öppettider och stängda dagar i förväg
• Varje kvartal: se över priser, tillval och texter i bekräftelser
• Varje år: helgdagar och undantagsregler för nästa år (utökade regler sedan FluentBooking 2.5.0); återanslut kalendersynk om den gått ut

Stänga av eller flytta ut

Alla bokningar, kunder och resurser exporteras som CSV/JSON på några minuter. Vill ni stänga av tar vi bort bokningsblocket från sidan och avaktiverar motorn – historiken ligger kvar i databasen tills ni ber oss radera den. Kalendersynken kopplas bort under Integrations. Ingen bindning – se Export.

Vad har hänt sedan sist?Re-boarding

Ändringslogg

• 2026-10-26 – Dokumentet ifyllt. FluentBooking Pro 2.5.0 (2026-09-24), LatePoint 5.7.5 (2026-10-16), Eventin 4.1.28 (2026-10-22).
• 2026-10-16 – LatePoint 5.7.5: REST API-stöd inför kommande premiumversion, resursruta med dokumentationslänkar i admin, säkerhetsfix (WPScan/WordFence). Påverkan: installerad, ingen åtgärd från er.
• 2026-10-05 – LatePoint 5.7.4: rubriker och texter i bokningsformuläret kan översättas med Loco Translate; fix för betalningssteg där ”Full Amount” och ”Deposit Only” visade samma belopp; säkerhetsfix. Påverkan: bättre svenska i formuläret.
• 2026-09-29 – LatePoint 5.7.3: säkerhetsfix. Påverkan: ingen.
• 2026-09-24 – FluentBooking 2.5.0: inbyggd MCP-server så er AI kan kolla lediga tider, boka och boka om; snabb ombokning direkt i admin; utökade helgdags- och undantagsregler. Påverkan: enklare ombokning, AI-styrning möjlig.
• 2026-09-23 – LatePoint 5.7.2: fix för adminsidor som var otillgängliga för användare utan LatePoint-behörighet. Påverkan: ingen.

Kända begränsningar

• FluentBooking är en personkalender på tidsluckor – inte för lokaler som bokas över midnatt; lokalbokning byggs på Fluent Forms + ACPT (som på Tensta Träff)
• LatePoint: en service per rum × kundkategori; samma tjänst kan inte ha olika pris per behandlare
• LatePoint har status ”Avstår” som allmän mötesbokning i WpKit – den används bara i lokal-/resursmodellen
• Round-robin och gemensamma teamkalendrar (FluentBooking Pro) sätts inte upp för små organisationer med en värd
• Kalendersynk mot Google/Outlook kräver återautentisering då och då – vanligaste felet
• Bokningsstatistik och konverteringsspårning i FluentBooking används inte; rapporter tas ur bokningstabellen

Frågor och svar

Vilken bokningsmotor ska vi välja?

Möten och samtal med kalendersynk: FluentBooking. Flera behandlare, rum eller banor med tillval: LatePoint. Biljetter och deltagarlistor: Eventin. Lokaler med prisberäkning, villkor och godkännande: Fluent Forms + ACPT. Vi går igenom det på 20 minuter innan ni bestämmer er.

Tider visas fel för den som bokar – varför?

Nästan alltid tidszon. WordPress ska stå på Europe/Stockholm, kalendern i FluentBooking på samma, och besökarvisning på lokal tid. Vi kontrollerar alla tre.

Kan samma tjänst ha olika pris beroende på vem som utför den (LatePoint)?

Nej. Skapa i stället en service per behandlare eller prisnivå – det är så Tensta Träff är uppsatt, med en service per rum och kundkategori.

Kan vår AI boka åt oss?

Ja. FluentBooking 2.5.0 har en inbyggd MCP-server och LatePoint exponerar sin MCP sedan 5.6.8, så Claude eller ChatGPT kan kontrollera lediga tider, boka, boka om och sammanfatta dagens schema – utan att någon loggar in i kontrollpanelen.

Kan kunden betala när den bokar?

Det går tekniskt (Stripe/PayPal i FluentBooking, betalning i LatePoint) men vi sätter normalt inte upp det i bokningsflödet. Betalning går via Betalning & e-handel så att köpet taggar kunden i CRM på samma sätt som allt annat.

Nästa

Beslut väntar på om betalning vid bokning ska erbjudas för öppna utbildningar. Supademo spelas in.