Projekt & support (FluentBoards)

Ska vi, och vad behövs?Pre-boarding

Vad det är

Vad händer när en medlem mejlar info-adressen och tre personer i styrelsen tror att någon annan svarar? Eller när vårens städdag, årsmötet eller en ny rapport ligger i en privat Trello-tavla som ingen kommer åt nästa år? Vi bygger in visuell uppgiftsstyrning (FluentBoards) och ärendehantering (FluentSupport) direkt i er egen webbplattform. Tavlor med kolumner, deadlines och ansvariga för styrelsens årshjul och projekt; en gemensam ärendekorg där mejl till support@- eller info-adressen blir numrerade ärenden med tydlig ägare. Inget kostar extra per person som bjuds in.

När det passar – och inte

Passar: styrelser som vill ha ett årshjul som följer med till nästa styrelse; redaktioner och kanslier som planerar nummer, kampanjer och konferenser; föreningar, hyresvärdar och företag som får frågor via mejl och formulär och vill att varje ärende får en ägare. Passar bäst när kontakterna redan finns i ert kontaktregister.

Passar sämre: om teamet redan lever i Trello, Asana eller ett annat verktyg med djup integration som ni inte vill lämna. Ärendedelen passar sämre om ni behöver livechatt och telefoni i samma system – det är en helpdesk, inte ett kontaktcenter.

Ha klart innan

• Ägare hos er: ordförande eller kansli som äger tavlorna; en person som är huvudansvarig för ärendekorgen
• Årshjulet som lista: vad händer varje månad (kallelse, revision, årsstämma, moms/fakturering, städdag)
• Kolumnerna ni vill arbeta med – standard är Att göra → Pågår → Granskning → Klart
• Vilka som ska tilldelas uppgifter – de behöver en inloggning på sajten
• Supportadressen (t.ex. support@erforening.se) och vem som sköter er e-post, om mejl ska bli ärenden
• Beslut om gallringstid för ärenden – fritext i ärenden innehåller personuppgifter

Nivå och kostnad

Ingår i Bas–Ultra. Från Pro lägger vi in årshjul, tavlor och ärendeflöden åt er och spelar in röstguide; på Max/Ultra får funktionen plats bredvid CRM, bokning och e-handel. Inga avgifter per användare, tavla eller handläggare. Se Nivåer och priser.

Hänger ihop med

• Formulär & anmälningar – en felanmälan eller motion via formulär blir ett kort på tavlan eller ett ärende
• CRM & kontaktregister – i sidopanelen vid varje ärende syns personens hela historik
• Kundtjänst & ärenden – ärendedelen i detalj
• AI på er sajt – er AI-assistent kan läsa och skapa kort på tavlan

Hur gör vi?On-boarding

Klickbar guide

Supademo: läggs in.

Vanligaste momenten

1. Logga in och gå till FluentBoards i vänstermenyn. Ni ser era tavlor; Årshjul ligger först om vi lagt in det.
2. Skapa en tavla: Ny tavla → namn och kolumner (vi sätter Att göra → Pågår → Granskning → Klart som standard). Från 2.2.0 finns färdiga mallar att utgå från.
3. Lägg till ett kort: klicka + i en kolumn, skriv rubrik, sätt deadline och ansvarig. Checklista och bilagor läggs inne på kortet.
4. Flytta kortet mellan kolumnerna när arbetet går framåt. Dra och släpp. Kommentera på kortet i stället för att mejla.
5. Byt vy när ni vill se tidplanen: lista, kalender eller Gantt-tidslinje (menyn uppe till höger på tavlan).
6. Öppna ärendekorgen (FluentSupport): FluentSupport › Ärenden. Nya mejl till supportadressen ligger överst; sidopanelen visar Mitt arbete, Behöver uppmärksamhet och Prioritet.
7. Svara på ett ärende: öppna det, läs personens historik i högerspalten, skriv svaret (eller välj ett sparat svar) och sätt status Väntar på kund eller Stängt.

WpKit-standardinställningar

• Tavla Årshjul med stages per månad och återkommande uppgifter; projekttavlor med Att göra → Pågår → Granskning → Klart
• Tilldelning kräver en inloggning på sajten; e-postnotiser går via sajtens mejlleverans (FluentSMTP)
• Inskick via formulär eller en tagg i kontaktregistret skapar kortet – ni skriver inte av mejl för hand
• Bilagor sparas i sajtens mediebibliotek, inte i externa molnlager
• Ärenden: mejl till supportadressen blir ärenden via e-postpiping; automatisk taggning per ämne eller avsändare; kundens historik från kontaktregistret i sidopanelen
• Tidsspårning, SLA-mätning och extern chatt (Slack/Telegram) är av
• Er AI-assistent kan läsa och skapa kort via Novamira

Vanliga fel

• En person ser inte tavlan → personen är inte tillagd som medlem på tavlan eller saknar inloggning. Öppna tavlan › Medlemmar och lägg till.
• Mejl blir inte ärenden → piping är inte aktiverad eller vidarebefordran stannar i er e-postleverantör. Skriv till oss, vi kontrollerar kedjan.
• Kort från formulär dyker inte upp → kopplingen formulär → tavla kör i bakgrunden och kan dröja; syns kortet inte efter några minuter, skriv till oss.
• Bilagor går inte att förhandsgranska → åtgärdat i 2.2.2; uppdatera sidan.
• Ärendet hamnar hos fel person → regeln för automatisk tilldelning matchar avsändarens adress; justera under Arbetsflöden.

Vad gäller när det är igång?Off-boarding

Klart när

• [ ] Tavlan Årshjul finns med era återkommande uppgifter per månad
• [ ] Minst en projekttavla skapad och alla som ska tilldelas uppgifter har inloggning och ser tavlan
• [ ] Ett testkort har skapats via formulär eller tagg och hamnat i rätt kolumn
• [ ] Ägaren har själv skapat ett kort, satt ansvarig och flyttat det till Klart
• [ ] Om ärenden används: ett testmejl till supportadressen har blivit ett ärende och besvarats från sajten
• [ ] Gallringstid för ärenden bestämd och noterad

Sköts automatiskt

Uppdateringar av FluentBoards och FluentSupport, notiser vid tilldelning och kommentar, kort som skapas från formulär och taggar, mejl som blir ärenden, och kundhistorik som hämtas från kontaktregistret. Backup och säkerhet enligt Drift.

Era återkommande uppgifter

• Varje vecka: gå igenom Pågår och ärenden som väntar på svar; flytta klara kort
• Varje månad: öppna månadens uppgifter i årshjulet och tilldela dem
• Varje kvartal: arkivera avslutade tavlor och stängda ärenden; rensa ärenden äldre än er gallringstid
• Varje år: efter årsmötet, byt ansvariga på årshjulet och ta bort avgångna medlemmar från tavlorna

Stänga av eller flytta ut

Tavlor, kort, kommentarer, bilagor och ärenden ligger i er egen databas och exporteras i öppna format (CSV/JSON/SQL plus filer). Trello-tavlor kan importeras direkt (sedan 2.1.0); Asana, Monday.com och Notion via CSV/JSON. Ingen bindning – se Export.

Vad har hänt sedan sist?Re-boarding

Ändringslogg

• 2026-10-26 – Dokumentet ifyllt. FluentBoards 2.2.2 (2026-10-16), FluentSupport 2.4.7 (2026-10-23).
• 2026-10-23 – FluentSupport 2.4.7: ny sidopanel i ärendelistan med räknare (Mitt arbete, Behöver uppmärksamhet, Prioritet), omgjord kundlista och kundprofil. Påverkan: lättare att se vad som väntar på just dig.
• 2026-10-16 – FluentBoards 2.2.2: bilagor förhandsvisas korrekt, stabilare webhook-synk, AI-skrivhjälp i kort via OpenRouter. Påverkan: PDF:er på kort öppnas utan krångel.
• 2026-10-12 – FluentBoards 2.2.0: färdiga tavelmallar och bakgrundsbilder; spara egna tavlor som mall. Påverkan: en ny projekttavla kan utgå från en mall i stället för tom.
• 2026-10-09 – FluentSupport 2.4.5: kundportal kan visas på annan sajt, nya MCP-verktyg för AI-agenter, skydd mot autosvar-loopar i e-postpiping. Påverkan: färre spökärenden från frånvaromeddelanden.
• 2026-09-17 – FluentBoards 2.1.0: formatering i kommentarer, förhandsvisning av Markdown-bilagor, import av Trello-tavlor via API. Påverkan: ni kan ta med er befintliga Trello-tavlor.
• 2026-08-14 – FluentSupport 2.3.0: bättre AI-sammanfattning av ärendetrådar, tidsloggning per ärende.

Kända begränsningar

• Passar sämre när teamet redan lever i ett externt verktyg med djup integration – då stannar ni där
• Ärendedelen är en helpdesk, inte ett kontaktcenter: livechatt och telefoni ingår inte
• Den som ska tilldelas ett kort behöver en inloggning på sajten – en kontakt i registret räcker inte
• Tidsspårning och SLA-rapporter är av; vi tar inte betalt per timme och mäter inte svarstider
• Fritext i ärenden är personuppgifter – gallringstid behöver bestämmas

Frågor och svar

Kan vi ta med oss våra Trello-tavlor?

Ja. Sedan 2.1.0 importeras Trello-tavlor via API med kolumner och kort. Bilagor laddas upp på nytt till sajtens mediebibliotek.

Måste alla i styrelsen ha inloggning?

Bara de som ska tilldelas uppgifter eller svara på ärenden. Övriga kan följa via kommentarer i mejl eller läsa tavlan i portalen om ni öppnar den.

Hur blir ett mejl ett ärende?

Mejl till supportadressen vidarebefordras till en piping-adress och blir ett numrerat ärende i ärendekorgen. Svaret går tillbaka som vanligt mejl till avsändaren, med ärendenummer i ämnesraden.

Kan vår AI-assistent sköta tavlan?

Ja. Via Novamira kan er AI läsa tavlor, skapa och flytta kort, lägga till deluppgifter och sammanfatta läget – skriv vad som ska göras i vanlig svenska.

Ser vi vem personen är när ett ärende kommer in?

Ja. I högerspalten vid ärendet visas kontaktens profil från kontaktregistret: medlemsnivå eller avdelning, vilka formulär hen fyllt i och vilka nyhetsbrev hen fått.

Nästa

Supademo-guide för årshjulet spelas in; Gantt-vy och kundportal för ärenden öppnas som tillval när en kund behöver det.