CRM & kontaktregister (FluentCRM)

Ska vi, och vad behövs?Pre-boarding

Vad det är

I många organisationer ligger kontakterna utspridda på fem ställen: en gammal Excel-fil hos kassören, en lista i Mailchimp, beställningar i webbshoppen och anmälningar i inkorgen. Med det inbyggda kontaktregistret (FluentCRM) samlas varje person på ett enda kontaktkort i er egen databas i Sverige. På kortet ser ni taggar, öppnade mejl, inskickade formulär, bokningar, ordrar, kursframsteg och supportärenden – utan avgift per kontakt eller användare. Det kostar lika lite att skicka till 15 000 medlemmar som till 150.

När det passar – och inte

Passar: när ni vill äga era medlems- och kontaktuppgifter i stället för att hyra dem i Mailchimp eller HubSpot; förbund med lokalavdelningar, föreningar med medlemsregister, organisationer där en tagg ska öppna rätt sidor och kursrum.

Passar sämre: tung säljpipeline i flera kanaler på enterprise-nivå – då passar ett externt CRM bättre.

Ha klart innan

• Kontaktlistan som Excel/CSV: namn, e-post och gärna roll, avdelning eller kommun – det blir taggar
• Beslut om taggar: vilka grupper ni behöver skilja på (t.ex. Medlem 2026, Styrelse, Distrikt Nord)
• Egna fält om verksamhetsdata måste följa kontakten: medlemsnummer, förnyelsedatum, organisationsnummer
• Samtycke för de som ska få utskick – medlemskap räknas, se GDPR
• Vem som äger registret hos er (medlemsansvarig eller kassör)

Nivå och kostnad

Ingår i Bas–Ultra. Gratisversionen finns alltid på plats; dynamiska segment och utökad support kommer med Pro (FluentCampaign Pro) från Pro. Inga avgifter per kontakt eller användare. Se Nivåer och priser.

Hänger ihop med

• Formulär & anmälningar (FluentForms) – varje inskick skapar eller uppdaterar kontaktkortet och sätter tagg
• Nyhetsbrev (FluentCRM) – utskicken går till segment i samma register
• Medlemsportal & community (FluentCommunity) – taggen ger tillgång till rätt rum och kurser
• Kundtjänst & ärenden (FluentSupport) – kontaktkortet visas bredvid varje ärende

Hur gör vi?On-boarding

Klickbar guide

Supademo: läggs in.

Vanligaste momenten

1. Logga in och gå till FluentCRM › Kontakter i vänstermenyn. Här ligger alla personer, en rad per e-postadress.
2. Öppna ett kontaktkort – klicka på namnet. Ni ser taggar, listor, status, skickade mejl, inskickade formulär och anteckningar.
3. Sätt en tagg: öppna kortet, välj Taggar och lägg till t.ex. Styrelse. Taggen styr sedan vilka utskick och vilka låsta sidor personen får.
4. Importera kontakter: Kontakter › Importera → ladda upp CSV → matcha kolumnerna mot Förnamn, E-post och taggar.
5. Bygg ett segment: Kontakter › Segment › Nytt – filtrera på tagg, kommun eller aktivitet och spara som levande segment.
6. Kontrollera status med statusmenyn i kontaktlistan: Prenumererad, Väntande, Avprenumererad eller Studsad, med antal direkt.
7. Exportera vid behov: Kontakter › Exportera ger CSV med alla taggar och status.

WpKit-standardinställningar

• En lista (Medlemmar), många taggar – segment byggs på taggar, inte på separata listor
• Kontakter skapas via formulär eller AI, inte för hand; formulärinskick taggar kontakten automatiskt (Fluent Forms → FluentCRM)
• Taggen styr åtkomst: rätt tagg ger tillgång till space, sida eller kurs (FluentCommunity, SureMembers)
• Dubbel opt-in, anonymiserad IP och avregistreringslänk inställt innan första utskick
• Sändning via FluentSMTP med avsändare på er egen domän
• Er AI läser och skriver registret via Novamira (30 abilities); företagsmodul, SMS och A/B-test är avstängda som standard

Vanliga fel

• Samma person finns två gånger → två olika e-postadresser. Slå ihop genom att flytta taggarna till det kort ni behåller och radera det andra.
• Taggen ger ingen åtkomst → kontakten saknar WP-konto eller taggen är felstavad. Kontrollera att kontakten är Prenumererad och att taggnamnet matchar exakt.
• Kampanjen skickas inte eller står i kö → cron-problem eller sändningstak. Från 3.1.10 startar kampanjer direkt; kolla FluentSMTP-loggen och skriv till oss.
• Importen hoppar över rader → e-postfältet är tomt eller ogiltigt på de raderna. Rätta i CSV-filen och importera igen.

Vad gäller när det är igång?Off-boarding

Klart när

• [ ] Kontaktlistan importerad, antal stämmer med medlemsregistret
• [ ] Taggstruktur beslutad och satt (roll, avdelning, år)
• [ ] Formulären på sajten kopplade till registret med rätt tagg
• [ ] Avsändare, dubbel opt-in och avregistreringslänk kontrollerade
• [ ] Registeransvarig hos er har gått igenom kontaktkortet och segment

Sköts automatiskt

Uppdateringar av FluentCRM, studshantering, avregistreringar och synk från formulär, bokningar och ärenden. Backup och säkerhet enligt Drift.

Era återkommande uppgifter

• Varje månad: titta igenom nya kontakter och att de fått rätt tagg
• Varje kvartal: rensa kontakter som studsat hårt, se över segmenten
• Varje år: uppdatera taggar efter årsmötet (ny styrelse, Medlem 2027) och gallra enligt er policy

Stänga av eller flytta ut

Kontakter exporteras som CSV med alla taggar, fält och status (FluentCRM › Kontakter › Exportera). Automationer kan exporteras och importeras sedan 3.1.9. Ni äger databasen och kan flytta in från Mailchimp, HubSpot eller Excel via CSV-import. Ingen bindning – se Export.

Vad har hänt sedan sist?Re-boarding

Ändringslogg

• 2026-10-26 – Dokumentet ifyllt. FluentCRM 3.2.6 (2026-10-12).
• 2026-10-12 – 3.2.6: statusmeny med antal direkt i kontaktlistan, utökade MCP-abilities för kontaktsökning och taggning, snabbare segment. Påverkan: lättare att se hur många som är prenumererade, och er AI kan söka och tagga kontakter.
• 2026-09-05 – 3.2.0: utökad villkorslogik i automationsbyggaren, bättre studsrapportering med ToSend/SES, nya SmartCodes för kurser och e-handel. Påverkan: tydligare varför ett mejl inte kom fram.
• 2026-07-27 – 3.1.10: kampanjer börjar skicka omedelbart utan köfördröjning, multitrådad sändning som standard. Påverkan: nyhetsbrevet går iväg direkt när ni trycker Skicka.
• 2026-05-23 – 3.1.0: WordPress AI-stöd för WP 7.x och SmartCode-meny i mejleditorn. Påverkan: enklare att lägga in förnamn och andra fält i mejl.

Kända begränsningar

• Passar inte för tung flerkanals-säljpipeline på enterprise-nivå
• Inbyggd AI i FluentCRM (Write with AI) används inte – er egen AI via Novamira gör jobbet med er kontext
• Företagsmodul, SMS-utskick och A/B-test är avstängda som standard; A/B-test kräver listor större än de flesta föreningar har
• Öppnings- och klickstatistik kräver att spårning är på och att er integritetspolicy säger det

Frågor och svar

Vad är ett CRM och behöver en förening ett?

Det är ert kontaktregister: en person, ett kort, alla taggar. Har ni medlemmar i Excel, prenumeranter i Mailchimp och anmälningar i inkorgen behöver ni det – registret samlar allt på ett ställe utan avgift per kontakt.

Varför taggar i stället för listor?

Varje e-postadress lagras bara en gång. Samma person kan ha taggarna Medlem 2026, Styrelse och Distrikt Nord, och utskick och åtkomst styrs av taggarna. Flera listor ger dubbletter.

Kampanjen skickas inte eller står i kö?

Oftast cron-problem eller sändningstak. Från 3.1.10 startar kampanjer direkt och skickar multitrådat. Kolla FluentSMTP-loggen eller skriv till oss.

Kan vår AI läsa registret?

Ja. FluentCRM har egen MCP-server och REST-API, och via Novamira har er AI 30 abilities för kontakter, taggar, segment och kampanjer.

Nästa

• Kundens egen sida (Frontend Portal) där medlemmen hanterar sin profil – noterad, inte byggd
• Supademo för detta dokument spelas in