Evenemang & kurser (Eventin)

Ska vi, och vad behövs?Pre-boarding

Vad det är

Presentera programmet, ta emot anmälningar eller biljettköp och sköt deltagarlistor och påminnelser direkt på er egen webbplats – i stället för att skicka besökarna till Eventbrite eller Billetto som tar 3–7 % per biljett och behåller deltagardatan.

Evenemangsmotorn (Eventin) hanterar flerdagarsevent, talarprofiler, biljettyper, platsbegränsning, väntelista, QR-incheckning och kalenderlänkar (.ics) till Google/Outlook. Anmälningar med rik villkorslogik – lägeransökningar, stämmoanmälan med fullmakter, specialkost – går via Fluent Forms Pro. Varje deltagare taggas per evenemang i FluentCRM så att påminnelse, tackmejl och utvärdering går ut automatiskt.

När det passar – och inte

Passar: förbund och föreningar med kurskatalog, årsmöten och konferenser (som Sjövärnskåren); folkhus och kulturhus med program och biljetter (som Tensta Träff och Navet); skolor och organisationer som vill ha kalendarium med anmälan och deltagarlista utan avgift per biljett.

Passar sämre: enkel mötesbokning med en värd – då räcker FluentBooking eller TimeTics. Biljettförsäljning i stor skala med komplexa betalflöden kräver koppling till Betalning & e-handel. Eventin har status Utvärderas hos oss: vi prövar det för föreningar men det är ännu inte standard i hela plattformen.

Ha klart innan

• Vem som äger funktionen – kursansvarig eller kansli, och vem som ska se deltagarlistan
• Program: evenemang med tid, plats, beskrivning, max antal platser, talare och ev. seminariespår
• Anmälan: vilka uppgifter som behövs (allergier/specialkost, fullmakt, organisation) och om det ska finnas väntelista
• Biljetter: gratis anmälan eller betalda biljettyper – vid betalning kopplas FluentCRM och kassan
• Texter: bekräftelse, påminnelse 24 timmar före (portkod, länk), tackmejl och utvärderingsfråga
• Befintliga evenemang/deltagare från Eventbrite, Billetto eller Trippus som CSV om ni vill ta med historik

Nivå och kostnad

Ingår i Bas–Ultra. Kalendarium och enkel anmälan finns på Bas; på funktionssidan räknas full evenemangshantering med biljetter som en av era valda funktioner från Pro, där vi konfigurerar motorn och ger utökad support. Inga avgifter per biljett eller deltagare. Se Nivåer och priser.

Hänger ihop med

• Formulär & anmälningar (FluentForms) – anmälningar med villkor, bilagor och specialkost
• CRM & kontaktregister (FluentCRM) – tagg per evenemang styr påminnelser, tackmejl och utvärdering
• Bokning (FluentBooking + LatePoint) – lokalen bokas där; evenemanget publiceras här
• Enkel publicering – evenemanget kan läggas in genom att skriva, via Claude eller kalendermodulen

Hur gör vi?On-boarding

Klickbar guide

Supademo: läggs in.

Vanligaste momenten

1. Logga in och gå till Eventin › Events i vänstermenyn – eller lägg in evenemanget via Enkel publicering/Claude. Ni ser kommande och tidigare evenemang med antal anmälda.
2. Skapa evenemang: Add New – titel, datum/tid (en- eller flerdagars), plats med karta, beskrivning, talare och max antal platser. Återkommande evenemang kan sättas upp som serie.
3. Biljetter eller anmälan: lägg till biljettyp (gratis/betald, antal) eller koppla ett Fluent Forms-formulär för anmälan med specialkost, spår och fullmakt. Slå på väntelista.
4. Publicera – evenemanget hamnar i kalendariet och flyttas automatiskt till Tidigare evenemang när datumet passerat.
5. Följ anmälningarna: Attendees visar deltagarlistan med specialkost; exportera till Excel/CSV till köket eller kansliet.
6. Checka in på plats: skanna QR-koden på biljetten i mobilen.
7. Efteråt: tackmejl, dokumentation och utvärderingsfråga går ut automatiskt till alla som deltog (FluentCRM).

WpKit-standardinställningar

• Bekräftelse, kalenderbokning (.ics) och ev. PDF-biljett med QR-kod skickas via FluentSMTP direkt vid anmälan
• Automatisk påminnelse 24 timmar före start; tackmejl och utvärdering efteråt via FluentCRM-tagg per evenemang
• Väntelista slås på när max antal platser är nått; platser släpps automatiskt vid avbruten order
• Checkout-timer satt längre än 10 minuter (möjligt sedan 4.1.27) så ingen tappar platsen mitt i anmälan
• Kalendarium i Unblock; passerade evenemang flyttas automatiskt till Tidigare evenemang
• Betalda biljetter kopplas till FluentCRM och kassan (FluentCart/SureCart) – inte fristående betalning i Eventin
• TimeTics används inte som bokningsmotor (ersatt av FluentBooking); bara om visuell platskarta behövs

Vanliga fel

• Anmälan går igenom fast det är fullt → väntelistan är inte påslagen eller max antal saknas på biljettypen. Kontrollera evenemangets platsantal.
• Deltagaren fick ingen bekräftelse → FluentSMTP saknas eller mejlet fastnade. Vi kontrollerar leveransloggen.
• Platsen försvann under betalning → checkout-timern var för kort (under 10 min före 4.1.27). Uppdaterad; timern är satt längre hos oss.
• Återkommande evenemang blockerade nästa inlägg → bugg åtgärdad i 4.1.28; uppdaterad hos oss.
• Evenemanget syns inte i kalendariet → datumet är passerat (ligger under Tidigare) eller evenemanget är sparat som utkast.
• Återbetalning av biljett → görs från ordern; delvis och full återbetalning förbättrades i 4.1.27.

Vad gäller när det är igång?Off-boarding

Klart när

• [ ] Kalendarium publicerat i Unblock och första evenemanget synligt
• [ ] Testanmälan gjord: bekräftelse, .ics och ev. QR-biljett mottagen i mobil
• [ ] Påminnelse 24 timmar före och tackmejl testade
• [ ] Deltagarlista exporterad till Excel med specialkost
• [ ] Väntelista och platsantal kontrollerade
• [ ] Kursansvarig kan skapa evenemang, se anmälda och checka in

Sköts automatiskt

Uppdateringar av Eventin och TimeTics (säkerhetshärdning i 4.1.27 installerad), utskick av bekräftelser, biljetter, påminnelser och tackmejl, flytt till Tidigare evenemang, väntelista och frisläppning av platser. Backup och säkerhet enligt Drift.

Era återkommande uppgifter

• Varje vecka: titta igenom nya anmälningar och väntelista; svara på frågor om specialkost och avbokning
• Före varje evenemang: exportera deltagarlistan, kontrollera att påminnelsen gått ut
• Efter varje evenemang: lägg upp dokumentation så att tackmejlet länkar rätt
• Varje termin/säsong: lägg in nästa programs evenemang i god tid – kursplatser säljs bättre med framförhållning
• Varje år: se över biljettpriser, villkor och mallar för bekräftelse

Stänga av eller flytta ut

Evenemang, biljetter och deltagare exporteras som CSV/JSON på några minuter; deltagarna finns dessutom som kontakter med taggar i FluentCRM. Vill ni stänga av tar vi bort kalendariet från sidan och avaktiverar motorn – historiken ligger kvar i databasen tills ni ber oss radera den. Ingen bindning – se Export.

Vad har hänt sedan sist?Re-boarding

Ändringslogg

• 2026-10-26 – Dokumentet ifyllt. Eventin Pro 4.1.28 (2026-10-22), TimeTics 1.0.65 (2026-10-21).
• 2026-10-22 – Eventin 4.1.28: fix för återkommande evenemang som kunde hindra nästa inlägg från att sparas; fix i e-postautomation. Påverkan: ingen åtgärd från er.
• 2026-10-21 – TimeTics 1.0.65: gratisbokningar skickar alltid bekräftelse; tider visas rätt för besökare i annan tidszon. Påverkan: ingen – TimeTics används inte som motor hos oss.
• 2026-10-16 – Eventin 4.1.27: snabbare shortcode-sök med kategoriflikar, bättre hantering av hel/delvis återbetalning, checkout-timer kan sättas längre än 10 min, platser släpps automatiskt vid avbruten order, säkerhetshärdning. Påverkan: färre tappade platser under anmälan.
• 2026-10-05 – Eventin 4.1.26: ljust/mörkt läge i adminpanelen; villkoret Event Title i automationer föreslår evenemangsnamn. Påverkan: ingen.
• 2026-09-28 – TimeTics 1.0.64: mörkt läge i admin, fix för tomt veckoschema, striktare kontroll av gästbokningar (säkerhet). Påverkan: ingen.
• 2026-09-20 – Eventin 4.1.25: integration med Pointics för poäng vid biljettköp. Påverkan: ingen.

Kända begränsningar

• Eventin har status Utvärderas i WpKit – prövas i testlabb för föreningar mot krav på hastighet, datamodell, GDPR och AI-styrbarhet innan det blir standard
• TimeTics har status Avstår som bokningsmotor (FluentBooking är snabbare och integrerad med Fluent-basen); kvar bara för visuell platskarta
• Enkel mötesbokning hör hemma i Bokning (FluentBooking), inte i Eventin
• Betalda biljetter går via kassan och FluentCRM – inte Eventins egen betalning fristående

Frågor och svar

Kan deltagarna anmäla specialkost och välja seminariespår?

Ja. Anmälan kopplas till ett Fluent Forms-formulär där ni lägger in fält för allergier/specialkost, spår, fullmakt eller bilagor. Svaren syns i deltagarlistan och kan exporteras till Excel.

Vad händer när det blir fullbokat?

Väntelistan slås på automatiskt när max antal platser är nått. Avbokar någon släpps platsen och nästa på listan får besked. Platser som fastnar i en avbruten anmälan släpps också automatiskt (sedan 4.1.27).

Får deltagarna en påminnelse?

Ja. Direkt vid anmälan skickas bekräftelse, kalenderbokning (.ics) och ev. PDF-biljett med QR-kod. 24 timmar före start går en automatisk påminnelse med portkod eller länk, och efteråt tackmejl och utvärderingsfråga.

Vad kostar en biljett i avgift?

0 kr till oss. Eventbrite, Billetto och Trippus tar 3–7 % per biljett och behåller deltagardatan; här ligger allt i er egen databas.

Vad är nytt i Eventin?

4.1.28 (22 oktober 2026) rättar ett fel med återkommande evenemang; 4.1.27 gav bättre återbetalning, längre checkout-timer och säkerhetshärdning. Versionen är installerad hos oss.

Nästa

Utvärderingen av Eventin som standardmotor för föreningar slutförs i testlabbet. Supademo spelas in.